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如何开好企业年终经销商大会——企业经销商大会实操手册



作者:金宏星

每年岁末,很多家电、服装、汽车、食品等企业都会召开年终经销商大会,主要目的就是总结表彰,宣贯商务政策,以及厂商与商商之间联谊交流。但是如若每年都是这三板斧,必定令人乏味,所以诸多企业都在绞尽脑汁的进行经销商会议创新。那么在创新前,如何顺利的组织一场大型经销商会议呢,我想肯定很多中小型企业会面临这个问题,毕竟经销商年会,对于中小型企业来讲,也是个非常好的契机,是激励、固商与招商的好机会。

年终经销商大会组织召开工作,我把他分为两大部分:组织与创新

1、组织:
如何安全、顺利的组织一场大型的经销商会议,必须放到第一位,毕竟参会人数众多,很多企业的会议又是在外地召开,且参会经销商与企业间的关系并不是正式层级管理关系,加上参会人员大多相互不是太熟,这都给经销商会议组织工作带来了难度。那么,我们所要做的就是把这些难点分解,形成诸多明晰的控制节点,再逐一安排人员和组织做到每个节点受控,难题就会迎刃而解,大致操作如下:

1.1确定目的:
年终经销商大会召开,必定要首先确定召开的目的,是政策宣贯为主,还是新品发布为主?是强鼓舞气为主,还是强调营销策略?这是个首先需要定性的工作。

1.2费用预算:
根据所确定的目的,来编制财务预算,本次会议大约需要多少经费,需要明确,因为这个直接关系到后期执行操作的诸多层面,我们在做活动策划设计与执行时,考虑这些项目是否可以策划时,首要依据还是费用是否可以支持。比如:想邀请某些大腕出场、租用的星级酒店场地等等都与费用息息相关。

1.3地点:
地点的选择大体可以分为两个层面,即城市与召开场地,当然,这个除了跟预算有关系外,还需要考虑品牌调性、营销策略、新产品定位于特质能因素。

选择城市就要考虑城市的调性与特质,属于大环境,比如选择井冈山和深圳招开,那传递的信息和体验感受必定不同,井冈山是土地革命初期中国工农红军革命遗址最集中的地方,必定传递着红色气息,如果会议目的是强化鼓舞士气,发扬革命精神的,无疑是个不错的选择;而深圳则强调现代气息,开放自由。还有些企业选择国外某个城市,当然也是考虑国家和具体城市的调性和特质。

召开场地的甄选则是选择小环境,一般备选的有政府招待酒店、涉外商务性酒店、风景区内田园山庄,或者出海油轮、航母、泰山带有商务娱乐性功能的场所等,都是需要根据会议目的,来选择与其配套的会场特质。如同企业规模扩张了,可以选择深圳沙头角的明思克号航空母舰来召开年会,旨在体现企业规模同时,还具有经销商同船出征,并肩作战的寓意。

1.4时间:
什么时候召开要尽早确定,召开时间一般提前一个月确定为好。因为召开时间直接牵涉后期诸多工作的开展。如酒店宾馆的会议室、房间预订,会场的现场设计与布置,以及经销商的车船行程都需要提前通知。并且时间提前确定,还会有利于场地价格的选择和谈判。另外时间的选择尽量错开大型节假日、当地特殊节假日(有针对性的选择参加另当别论),避免交通、服务等诸多不便。如果有邀请政府领导出席的会议,还需注意尽量不要选择周六至周一期间召开,因为领导内心也不愿自己的周末时间被占用,并且周一一般也是政务较忙的日子,如果选择周一召开,或许就有被拒绝的可能!

1.5工作成员分组:
当前面的要素都确定后,就需要来确定人员了,操作模式一般会有三种:外脑全盘操作、内部人员全部担当、以及内外人员结合。会议规模较大的或者企业本身人员结构不足以胜任的,可以找专业外援外脑来完成会议组织,这个模式往往企业比较轻松,可以把主要精力放在会议的内容和议程上来,不过要注意考核外脑的实操能力,以及要多沟通,以免出现不可挽回的局面。但事实上往往很多企业选择内外结合的模式来组织,这种模式比较放心,且费用相对全部外包会便宜不少。

选择确定人员组织模式后,接下来就要按照现代管理学中PDCA戴明环的模式,进行会议项目组织的组件工作了,首先我会确定项目总负责人,负责总协调与推进工作,然后按会议召开需求进行板块小组的划分,如同切割蛋糕一样,再确定各小组的职责、具体事务、小组第一负责人、小组成员。选择企业内部人员自行组织操作会议的企业,小组负责人需要有实操经验。具体小组一般划分为(名称自拟):

接待组:会议日程、通知接送、报道接待、就餐住宿、票务、保险、医务
会议组:会议议程、稿件筹备、会议主持、媒体传播
活动组:颁奖、产品发布、演出、旅游、拓展等组织
现场组:物料设计、现场布置、影视资料编辑、影音执行

每个小组负责人需要按照主要职责,表格化详细分解小组详细工作,并标注执行人、到位时间和达到的效果。如现场组:

接待大厅:接待背景设计、签到桌摆放、指引导视稿件设计及张贴 / 负责人 / 到位时间
会议室:会议背景设计、演讲台鲜花、音响、无线麦、席签 / 负责人 / 到位时间

总负责人则要不定期召集各小组组长探讨本小组以及其他小组之间的事务是否有漏项,或者时间上的冲突等协调推进。



2、创新:
创新的依据必须是本次会议目的,会议目的就是所有活动的组织纲领,所有的工作必须围绕会议目的来展开,包括创新类的活动设计和会议议程的设计等。可创新的项大体可分为如下几个方向来思考:

2.1根据企业发展:
在企业发展进程中,会有不少里程碑式的事件节点,如同厂区扩建、收并企业、上市、迁址等,年度经销商会议即可顺势借用,有厂区扩建、新生产线投产,或者外地的基地落成开工等事件,即可把会议地点定在新基地的城市,届时当地邀请当地政府、行业领导等莅临会议,最好再设计某个“纪念节点”环节,比如“新生产线投产”、“第xxx台产品下线”等活动,让领导参与其活动中,这样可以增加媒体跟随曝光率,同时使得整个会议内容更加饱满。

2.2根据品牌规划:
品牌规划与实施进程中,如果设有年度或者阶段性品牌传播策略,一定要抓住机会,这是个非常不错的品牌宣贯的机会,比如品牌重新定位、品牌扩张、品牌形象更新等,当然最容易表现的就是品牌视觉形象的更新,因为内核可以很清晰的可视化;除此之外,品牌重新定位后一般会配套设计视觉形象,尤其是终端销售与体验的形象,在现场最好能按1:1标准实物打造一套,再邀请品牌形象代言人亲临现场,舞台灯光音响配合,直接上演一台真人版品牌TVC,这样就会让经销商大会变成一个生动的品牌体验会。

2.3根据产品规划:
如果明年的新产品规划完毕并即将上市的话,可以考虑做新品发布会,根据产品品类和市场定位进行设计产品发布的方式即可。产品发布会可参照的蓝本较多,这里就不一一列举了。

2.4根据营销策略:
根据明年的营销策略来制定会议创新点和方向,可以参考主攻市场、主攻销售区域、主攻消费层,这个部分的创新可以考虑在会议议程的设计上,表现为邀请经济学家、营销专家或心理学嘉宾等等,可做针对性的培训讲座,以贯彻企业的营销策略与思路。
    
2.5颁奖盛典:
每年年底,诸多品牌都会根据今年的销售政策和业绩,对经销商进行奖励,奖励活动的过程往往比较引人注意。现在很多品牌已经开始模拟电影颁奖盛典的模式操作了,金宏星早在2005年已经较为成功的参考了下嘎纳电影节的诸多议程用以企业颁奖,比如:红地毯、签名墙、泥印手纹、每人拿单片拼企业LOGO、提名奖等形式,并采用事前编辑的高质量影片,播音员标准配音,播放时全场灯光全灭,谜底揭晓时颁奖音乐起,追光、烟雾、泡泡等道具一并跟上,让整个现场充满气氛。另外全场大奖可以严格保密,一定要让获奖人不知所措、感动泪下。当然,根据奖项不同,可设计不同的颁奖形式,比如可以采用搞笑滑稽的经典视频影片进行配音恶搞的形式,或者根据获奖者的事迹进行编辑以小品、快板、地方剧等形式进行真人上演。

文/图:金宏星(微博http://weibo.com/jinhongxing




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